タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、目標達成のために、タスクに優先順位を時間を有効活用し、無駄なくタスクを解決していく管理方法を指す。タスクやスケジュールの把握だけではなく、その効率を考える概念として、スケジュール管理とは区別される。
解説
タイムマネジメントは2つの原則に沿って行われる。
1）目標、目的の設定
タイムマネジメントとは仕事の時間効率を上げるために、無駄な時間を削ることだと考えられがちだが、まず目標、目的を設定することが大前提となる。その上での注意点は以下の5つ。
1．具体的な数値で示す。
自分の目標が達成できたのか、できなかったのかを判断し、なぜだったのか分析するためにも目標は数値化する必要がある。
2．期限を設ける。
期限を設けることで、それに向けての計画を練ることが可能になる。
3．行動目標ではなく、結果目標で表す。
行動目標だけでは、その行動が意味のある行動なのかどうかの測定はできない。行動目標を達成した際に期待される結果目標を立てるべきだ。
4．適度な難易度の目標を設ける
非現実的な難易度の目標を設定してしまうと諦めが出るので好ましくない。適度にチャレンジングな目標は50％の確率で達成できるかできないか、という感覚がちょうどいい。
5．期待値よりも少し上の目標を設ける。
目標を評価する立場の人間はいる場合、その人からの期待値よりも少し上をいく目標を設定することで、自分の仕事のスピード、質などの基準値が上がっていく。
２）自分に合う方法を見つける。
タイムマネジメントには様々な方法があるが、それぞれメリットデメリットがあるので、自分の職業、職種、ライフスタイルに合った方法を選ぶことが重要だ。
タイムマネジメントに置いて頻繁に用いられるテクニックをいくつかご紹介。
・To doリスト
タイムマネジメントの基本はTo doリストを作ることだ。まずは今完了させるべきタスクを洗い出し、把握しなくてはならない。
・重要性、緊急性マトリクス
このマトリクスはタスクの優先順位をつけるために行う。マトリクスの2つの軸は、タスクの重要性と緊急性を示す。このマトリクスを使い、タスクを、「緊急かつ重要」、「重要でが緊急ではない」「緊急だが、重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分ける。
・やらなくていいものは除外する。
to doリストの中、もしくは新しく現れたタスクに関して、それを自分がやるべきなのかそうでないのか、判断する必要がある。これは自分でなくてはできないことなのか、と言う基準を用いて判断する。
・バッファを入れる。
スケジュールをパンパンに詰めると余裕がなくなり、予想外の事態に対応できないという状況に陥る。8時間の仕事のスケジュールを組むのであれば5時間ぐらいをブロックしたスケジュールにすることが望ましい。
・仕事の順序
これに関しては両論ある。簡単なものから片付けていく、という考えと、重要なものから片付けていくという考え方だ。ただ、この二つの概念は相反するものではないので、重要かつ簡単なものから取り組んでみてはどうだろうか。